Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Проведение кадрового аудита пошагово

Кадровый аудит — это комплексная всесторонняя проверка кадровой документации , которая ведется на предприятиях с наемным персоналом , на предмет её соответствия требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства. Для процедуры кадрового аудита принято приглашать независимых аудиторов по договору лизинга или аутсорсинга , которые обладают соответствующими знаниями в области трудового права и могут сделать объективную, независимую, профессиональную оценку. По итогам проведения кадрового аудита составляется экспертное заключение, в котором излагается подробная информация о выявленных нарушениях действующего трудового законодательства. Данное экспертное заключение и кадровый аудит, как процедура, позволяют исправить все выявленные в ходе проверки ошибки и недочеты в системе внутреннего кадрового документооборота. Ведь в заключении обозначается список выявленных нарушений, риски, которые могут возникнуть в случае их неустранения, а также вид и размер ответственности работодателя за каждое нарушение трудового законодательства. Соответственно, с помощью процедуры кадрового аудита можно избежать любых возможных санкций, которые может наложить на работодателя трудовая инспекция в ходе обязательной проверки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Проведение кадрового аудита пошагово

Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые должны быть в идеальном состоянии. Тогда компания может не опасаться тех рисков, которые могут возникнуть в результате нарушения трудового законодательства. За подобные нарушения компаниям могут грозить проверки на государственном уровне, штрафные санкции, приостановление деятельности и дисквалификация. Кроме того, таким компаниям возможно не удастся избежать споров со своими работниками, которые в конечном итоге могут дойти до судебных разбирательств.

Однако, далеко не каждый работодатель уделяет ведению кадрового делопроизводства должное внимание, а это приводит к беспорядку в кадровых документах. Выявлению ошибок в порядке ведения учета, а также приведению в порядок всех кадровых документов способствует аудит кадрового делопроизводства. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Основной целью подобного аудита является сведение к минимуму риски обложения штрафными санкциями, связанными с проведением проверок, а также рисков возникновения жалоб и разбирательств со стороны работников. Провести кадровый аудит компания может как самостоятельно, так и обратиться к сторонней организации. В случае последнего нужно будет найти компанию, специализирующуюся на проведении кадрового аудита.

Специалисты данной компании проведут проверку и составят по ее итогам отчет, в котором будут указаны допущенные нарушения и ошибки, а также рекомендацию по устранению.

Если компания не располагает лишними средствами на оплату услуг аудиторских компаний, то проверку можно провести и своими силами. Для этого руководитель компании должен будет издать приказ о проведении аудита, в котором будут прописаны:.

Далее руководитель компании определяется с этапами проведения проверки. Как правило, аудит включает в себя следующие этапы:. Каждый работодатель несет ответственность за то, что у него нет каких-либо кадровых документов, являющихся в соответствии с законодательством обязательными. Поэтому на первом этапе определяется перечень обязательных документов, а затем проверяется наличие этих документов компании. Помимо этого, работодатели вправе утверждать и иные локальные нормативные документы, обязательное наличие которых не прописано в трудовом законодательстве.

Однако эти документы могут помогать компании в процессе работы. Речь идет о таких документах, как положение от отделах, положение о персонале и др. После подготовки документов проводится их сверка, то есть проверяется, какие документы в компании есть, а какие потребуется разработать. Вторым этапом проверки является проведение экспертизы. После подготовки необходимых документов и проверки их наличия проверить нужно будет правильность оформления документов на соответствие требованиям законодательства.

При проверке локальных нормативных актов следует обратить внимание на то, что они не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с условиями, предусмотренными трудовым законодательством. Кроме того, с такими документами все работники должны быть ознакомлены под подпись, а это означает, что необходимо проверить наличие всех необходимых подписей.

Обязанностью работодателя является получение от каждого сотрудника письменного согласия на обработку персональных данных. Поэтому необходимо буде проверить их наличие. При проверке графика отпусков следует учесть, что в нем должны отмечаться не только отпуска по плану, но и перенос времени отпуска и фактические отпуска. Также следует помнить, что о начале отпуска работодатель должен известить сотрудника за 2 недели, направив ему письменное уведомление.

Штатное расписание должно быть актуальным и утверждено приказом. На все изменения, которые вносятся в штатку также должны быть оформлены приказы. Табель учета рабочего времени составляется по каждому месяцу и в нем должны указываться сведения по всем работникам, включая из отпуска, прогулы и больничные. При проверке распорядительных документов следует помнить, что приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности.

Если компания для документов использует самостоятельно разработанные формы, то они должны утверждаться приказом директора. Проверяя трудовые книжки, проверить также следует наличие приказа о назначении ответственного за из ведение. Трудовые книжки подлежат регистрации в Книге учета движения трудовых книжек.

В самих трудовых должны быт внесены все записи, а если есть вкладыши, то они должны быть подшиты. Трудовые договора работодатель обязан заключать с каждым работником, а содержание этого документа должно соответствовать требованиям 57 статьи ТК РФ.

В личных карточках работника должна содержаться только актуальная информация. Кадровые журналы компании в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью руководителя. По итогам проведенной проверки лица, назначенные ответственными за проведение аудита, должны подготовить отчет. В данном отчете указываются ошибки и нарушения в кадровом учете, выявленные при проверке, а также указываются меры по их устранению. Аудиторский отчет состоит из двух частей.

В первой указываются итоги проверки обязательных документов в том числе, локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, графиков отпусков и штатки и др.

А во второй части описываются результаты аудита по документам каждого отдельного сотрудника в том числе его трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка и пр. Аудит кадрового делопроизводства — является одним из тех инструментов, которые позволяют снизить риски, связанные с нарушениями в ведении учета. Руководители компаний часто отказываются от данной процедуры, так как считают, что обращение к специалистам является довольно дорогостоящим.

Однако, проведение аудита возможно и своими силами. Это позволит не только сэкономить на услугах эксперта, но и выявить собственные пробелы в данном вопросе и если они есть, то устранить их. Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.

Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли. Проведение кадрового аудита — это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная. Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка.

Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании — довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам. Отправная точка кадрового аудита — издание приказа образец здесь.

В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита выборочный или комплексный , срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:. Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство правильное оформление документов по личному составу. В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:. Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные.

Титульная страница ведомости должна содержать:. Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии , а по результатам её заполнения составляется отчёт. Заключительный этап кадрового аудита — составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:. В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию , в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф.

А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы. Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям.

Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков. Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства , сроки как правило, от 2 недель до нескольких месяцев и состав комиссии 3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя.

Результаты такого анализа приведены в табл. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Министерством культуры РФ При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов.

В табл. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива. Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:. Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству.

Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу. Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые должны быть в идеальном состоянии. Тогда компания может не опасаться тех рисков, которые могут возникнуть в результате нарушения трудового законодательства. За подобные нарушения компаниям могут грозить проверки на государственном уровне, штрафные санкции, приостановление деятельности и дисквалификация.

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения. Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации. С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Аудит кадровых документов своими руками пошагово

Евгений Сажин ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии. К основному пакету документации относят:. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита. Кадровый аудит — это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Аудит кадровых документов как самостоятельную услугу имеет смысл заказывать в нескольких случаях:. Кадровый аудит позволит Вам понять, насколько грамотно и качественно велся аудит кадрового делопроизводство компании до Вас, что нужно исправить и на какие участки кадровой работы необходимо обратить особое внимание.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Личный кабинет: Корзина войти. Трудовая деятельность любого работника, будь то частный охранник, сотрудник подразделения ведомственной охраны, оператор пульта охраны, юрист-консультант, инженер или монтажник средств видеонаблюдения и т. У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место.

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

.

.

Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как провести кадровый аудит и аудит системы управления персоналом
Комментариев: 3
  1. grenenscamep

    То есть мне 19 лет, заканчиваю технарь 22 июня а повестка до сих пор не пришла, могу ли я не приходить в военкомат до 15 июля?

  2. Федосья

    Привет Тарас, вот мой вопрос возможно чтобы на Новый Год по телевизору, поздровлял не президент а ты?

  3. siosuinavo

    Тарас, сходи позанимайся с логопедом, это не подъеб, а просто просьба, что бы сделать толковый! ютуб канал еще более востребованным

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.