Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Конверты с пометкой лично

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация входящих документов

Организация работы с документами заключается в создании условий при обработке документов, поступающих формированию информационно-поисковых систем с документами и контролю за их выполнением, хранением необходимой информации для оперативного использования, а также в подготовке документов для передачи в архив на хранение.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления создает документооборот. Порядок прохождения документов осуществляется по схемам для соответствующих документов групп документов , которые утверждаются руководителем организации. Документы, поступающие в организации, проходят первичную. Организация движения документов должна обеспечивать совместимость ручной обработки документов с применением средств вычислительной техники.

Прием и первичная обработка корреспонденции, поступающей в организации, осуществляется централизованно канцелярией и содержит:. Приему подлежит также и доплатна корреспонденция, оплата за которую, осуществляется на основании конвертов, где определена сумма оплаты. Корреспонденция, поступившая после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни передается в канцелярию по реестру за подписью лица, которая его приняла, не позднее 10 часов первого рабочего дня.

Документы, полученные работниками организации на приеме граждан или при выезде в другие учреждения и на предприятия, передаются ими для регистрации в канцелярии первого рабочего дня с отметкой о времени и месте получения документа. Проекты нормативных актов, а также проекты других документов, поступающих на согласование, принимаются для регистрации только с экземпляром рабочей копии документа, которая после согласования остается в делах организации.

Факсы, поступающие в адрес организации, передаются работниками, которые их приняли, для регистрации в канцелярии немедленно после получения. При поступлении машиночитаемых документов канцелярия осуществляет обработку сопроводительной документации, а машинные носители передаются в Управление информатики без снятия упаковки. В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично" или адресованные общественным организациям, а также поступления от иностранных корреспондентов, которые передаются по назначению в запечатанном виде под роспись.

Если в конверте с пометкой, "лично" находится служебный документ, то после прочтения адресатом он подлежит регистрации в канцелярии. Если при вскрытии конвертов выявлено отсутствие документа или приложений к нему, несоответствие номера на конверте номера документа, об этом делается отметка сверху на первом листе документа, который подписывается и датируется.

Запрос об отправке документов, которых не хватает, при необходимости, делает исполнитель, который получил документ для исполнения. В случае необходимости канцелярия составляет акт в двух экземплярах: первый вместе с документом посылается отправителю, а второй остается в канцелярии см. Запрещается отрывать марки от конвертов, которые прилагаются к указанной корреспонденции.

Неправильно оформленные неподписанный, незаверенные , поврежденные, что делает невозможным их выполнения, или присланные не по адресу документы возвращаются канцелярии. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с установленным порядком приложение Предварительное рассмотрение документов осуществляется с целью их распределения на те, что требуют обязательного рассмотрения руководством в соответствии с распределением обязанностей, определение необходимости регистрации корреспонденции, отбор документов для срочного рассмотрения и исполнения, а также указания типичных сроков исполнения документов приложение 9 , которые непосредственно передаются на вы умирание структурным подразделениям или непосредственным исполнителям если в документе не указаны конкретные сроки выполнения.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день их получения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Срочные поручения вышестоящих органов, телеграммы, телетайпограммы и телефонограммы рассматриваются немедленно и передаются руководству для принятия решения. При рассмотрении документов для определения кому необходимо отправить документ, следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, номенклатурами дел, схемами движения документов.

При необходимости, для определения кому следует передать документ для рассмотрения, привлекаются структурные подразделения. В канцелярии на каждый документ прикрепляется соответствующий бланк для резолюции, на котором проставляется код и дата регистрации документа корреспондентом, а также код и дата регистрации. Предварительное рассмотрение осуществляется канцелярией в соответствии с установленным порядком приложение 6 , результатом которого является передача полученной корреспонденции, после ее регистрации, на рассмотрение руководству или в структурные подразделения.

Без предварительного рассмотрения передается по назначению корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям, общественным организациям и с пометкой "лично". Если в этих документах есть вопросы, которые должны быть решены руководителем, заместители сообщают ему об этом вместе с необходимыми материалами и предложениями.

В случае пребывания руководителя в командировке, отпуске или отсутствия по другим уважительным причинам перечисленные документы рассматривает лицо, исполняющее его обязанности. Результаты рассмотрения документов руководством фиксируются в резолюциях. Резолюция должна содержать следующие обязательные элементы:. Вся корреспонденция после рассмотрения руководством возвращается соответствующими службами руководителей не позднее 10 часов следующего рабочего дня в канцелярию для оформления, а ту, что поступила в 10 часов утра - не позднее 12 часов.

Получение документов удостоверяется подписью лица, получившего документ, с указанием даты и индекса приложение 7 в соответствующих регистрационных формах. Если в резолюции руководства определено исполнителями документа два или более структурные подразделения должностные лица , то документ направляется ответственному исполнителю - структурному подразделению должностному лицу , указанный в резолюции первым или отмечено словом "созыв". Ответственный исполнитель определяет порядок выполнения поручение и передает документ через канцелярию для обработки соисполнителями.

В отдельных случаях копия документа направляется одновременно всем исполнителям. Оригинал остается у ответственного исполнителя. Передача документов от одного структурного подразделения должностного лица к другому осуществляется соответствующим исполнителем через канцелярию с отметкой об этом в соответствующих регистрационных формах. Прием и учет документов, поступающих к структурных подразделений, осуществляющих делопроизводители этих структурных подразделений.

Делопроизводители структурных подразделений получают входные документы в канцелярии. За полученную входящую корреспонденцию делопроизводители расписываются в журнале рассылки документов. Делопроизводители структурных подразделений в день получения осуществляют учет документов, поступивших к структурных подразделений, в журнале учета входящей корреспонденции см.

Срочные поручения передаются руководителю немедленно, а в случае его отсутствия-лицо, его замещающее. Документы, поступившие до структурных подразделений, рассматриваются начальником структурного подразделения и приходится до непосредственных исполнителей в день ее поступления.

Корреспонденция, кроме срочной, поступившая после 17 часов, может быть рассмотрена следующего дня не позднее 10 часов. Руководитель структурного подразделения определяет непосредственного исполнителя документа, в необходимых случаях дает дополнительные указания, о чем делает запись в контрольно-регистрационной карточке, прилагаемой к документу. В необходимых случаях передачи документов, рассмотренных руководством, от одного структурного подразделения на выполнение другом не указанному в резолюции, этот вопрос следует согласовать с лицом, которая рассматривала документ.

В случае изменения резолюции предыдущий исполнитель уведомляет об этом канцелярию с внесением записи в соответствующих регистрационных форм. После рассмотрения корреспонденции начальником структурного подразделения делопроизводитель переносит в журнале учета входящей корреспонденции резолюцию начальника и без задержки передает документы по назначению, при этом карточка укладывается в контрольно-учетную картотеку структурного подразделения, которую ведет.

По указанию начальника структурного подразделения документу, поступившему для ознакомления, должны быть ознакомлены только те работники, которые имеют непосредственное отношение к выполнению этих документов.

Факт ознакомления с документом удостоверяется подписью начальника структурного подразделения в карточке ознакомления с документом. После ознакомления делопроизводитель структурного подразделения возвращает документ в течение дня к канцелярии. О документах, выполнение которых поставлено на контроль руководством, делопроизводители структурных подразделений регулярно выясняют состояние их выполнения и еженедельно информируют об этом начальника структурного подразделения и канцелярию по установленной форме.

Каждый исполнитель должен иметь следующие папки: "Для подписи", "К исполнению", "Материалы, на которые ожидается ответ", "Выполненные документы". Выполненные документы подшиваются в дела только после окончательного решения всех поставленных вопросов. После окончания рабочего дня все служебные документы должны храниться в шкафах и столах, которые надежно закрываются.

Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса - с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования имеющейся в них информации. Регистрации подлежит входная, выходная корреспонденции, а также внутренние документы: машинописные, рукописные и созданные средствами вычислительной техники.

Регистрация документов осуществляется централизованно канцелярией кроме хозяйственных договоров, регистрация которых осуществляется бухгалтерией в книге регистрации договоров. Книга хранится у главного бухгалтера. Документы регистрируют один раз. При передачи зарегистрированных документов от одного подразделения к другому они повторно не регистрируются.

Регистрация документов осуществляется по каждой регистрационной группой корреспондентов, по виду документов и т. Порядковые регистрационные номера предоставляются документам в пределах каждой регистрационной группы с начала года. Перечень книг регистрации соглашается на каждый год вместе с номенклатурой дел организации. При необходимости, регистрация документов может осуществляться совместно для группы корреспондентов с распределением по видам документов в каждой группе и т.

Такая необходимость определяется целесообразностью их совместной регистрации с учетом объемов поступления корреспонденции от этих конкретных корреспондентов. Из входящих документов обязательной регистрации в канцелярии подлежат:. Входящие документы, подлежащие регистрации, регистрируются в день их получения. Из внутренних документов обязательной централизованной регистрации в канцелярии подлежат:. Регистрация приказов по личному составу о приеме на работу, переводе, предоставления ежегодных отпусков и т.

Отдельно регистрируются в отделе кадров протоколы заседаний конкурсной комиссии по отбору работников по конкурсу. Регистрация протоколов заседаний коллегий ведется отдельно и осуществляется соответствующими секретарями этих коллегий централизованно в канцелярии по делам.

Регистрация поручений руководства подчиненными структурными подразделениям осуществляется в соответствующих группах специалистов. Регистрация докладных и служебных записок, а также исходящей корреспонденции за подписью руководителя структурного подразделения осуществляется делопроизводителями соответствующих подразделений. На постановлениях Верховного Совета Украины, указах и распоряжениях Президента Украины, постановлениях и распоряжениях Кабинета Министров Украины регистрационный штамп ставится на обратной стороне последней страницы документа внизу слева.

При регистрации документам предоставляются условные обозначения - регистрационные индексы, которые состоят из порядковых номеров в пределах каждой группы документов, которые регистрируются и дополняются индексами за номенклатурами дел, вопросам деятельности, корреспондентов и т.

Документы, которые выполняются несколькими подразделениями совместно, регистрируются по индексу того подразделения, которое является ответственным за организацию исполнения документа. Автоматизированная регистрация документов производится централизованно в местах регистрации документов, оборудованных средствами вычислительной техники.

Состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен: расписка исполнителя в получении документа, ход выполнения, приложения и т. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а при наличии сети - Центральный банк регистрационных данных. Книга регистрации обращений граждан предложений замечаний , заявлений ходатайств и жалоб. Автоматизированные банки данных, при необходимости, обеспечивают информацией о документах и место их нахождения работников аппарата организации за помощью вывода информации на дисплей и изготовление стенограмм.

При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдать совместимость традиционной и автоматизированной системы регистрации и поисков. Заполнение автоматизированного банка регистрационных данных о документах осуществляет канцелярия, поддержку и обслуживание оборудования и программного обеспечения - отдел информатики. Регистрация входящих документов ведется в книгах регистрации входящей корреспонденции отдельно по каждой регистрационной группой корреспондентов.

Индекс входящего документа при его регистрации в канцелярии состоит из двух групп арабских цифр, которые проставляются через косую черту. Первая группа цифр содержит индекс корреспондента, которому направляется документ для рассмотрения; вторая группа - порядковый номер регистрации входящих документов с начала года.

Все выходные документы, которые отправляются из организации, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов табл. Индекс исходного документа содержит две группы арабских цифр, которые проставляются через косую черту. Первая группа цифр - индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре структурного подразделения, который готовил документ, вторая - индекс должностного лица, подписавшего документ, и порядковый номер по книге регистрации с начала года.

В письмах-ответах на поручения вышестоящих органов, письмах-ответах на запросы и обращения народных депутатов Украины, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий необходимо обязательна ссылка на индекс и дату, указанные в документе корреспондента, что направил документ, на который дается ответ.

Индексами внутренних документов приказов, постановлений, распоряжений, протоколов и др. Постановления и распоряжения, которые принимаются организацией, индексируются добавлением к порядкового номера соответствующего вида документа с начала буквы "п"- для постановлений и буквы "г" - для распоряжений. Например: постановление от Индекс протокола заседания правления, совещания у руководителя состоит из арабских цифр порядкового номера с начала года.

Инструкции, методики, положения, меры, которые выдаются без распорядительного документа, но имеют силу нормативного документа и длительное время действия, индексируются на одинаковых условиях с приказами о основную деятельность.

Инструкция по ведению делопроизводства

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Действующий Инструкция по ведению делопроизводства Форма поиска Поиск.

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования доставки , целостность упаковки если есть и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Согласно ГОСТу 6. Иванову через журнал нерегистрируемой корреспонденции.

Организация работы с документами заключается в создании условий при обработке документов, поступающих формированию информационно-поисковых систем с документами и контролю за их выполнением, хранением необходимой информации для оперативного использования, а также в подготовке документов для передачи в архив на хранение. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления создает документооборот.

.

Глава 1. Документооборот

.

.

5.6. Организация работы с документами

.

Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда по.

.

Типичные и наиболее интересные ошибки при оформлении писем (часть 2)

.

2.3.1. Прием и обработка входящих документов

.

.

.

.

.

Комментариев: 4
  1. dustgoldthafan

    ЧУВЫРЛО ШО ТЫ МОЖЭШ ПОТРЕБОВАТЬ? ОЧННИСЬ ТЫ В ХУЙЛОСТАНЕ-ТЕРРИТОРИИ АДА БЕЗЗАКОНИЯ И ПРОИЗВОЛА. ТЕБЯ ЗДЕСЬ МОГУТ ПРИСТРЕЛИТЬ КАК БЕШЕННУЮ СОБАКУ И МУСОРАМ НИЧЕГО НЕ БУДЕТ.

  2. Панкрат

    Спасибо большое за информацию! Однозначно .

  3. Полина

    Ни на кого не рассчитываю . Как говорится : Хочешь счастья , иди накуй !

  4. Розина

    Как проверить наложен ли штраф? У меня литовская машина на просроченном транзите. Въезжал в страну лично. Письмо таможня через месяц после въезда прислала письмо с просьбой обратиться к ним для выяснения причин просрочки, но я его проигнорировал. Ещё было пару писем, я их даже не брал в руки от греха подальше. Да и вообще живу далеко не по прописке. Прошло уже полтора года, много раз вылетал за границу, думаю, если бы что-то инкриминировали, то не выпустили бы, верно? Все документы есть, кроме вот этого ньюанса со штрафом. Можно ли как-то проверить его статус? И есть ли отличия между штрафом и «добровольным взносом?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.